PC Lakpesdam NU Jombang
Senin - Jumat: +62 321 854131 | 09:00 - 17:00

Konstruksi Pelaksana Proyek

TATA KERJA PELAKSANAAN PROYEK

1. PEMEGANG PROYEK

Pemegang proyek adalah PC Lakpesdam NU Jombang yang memberikan tugas kepada perorangan di internal lembaga PC Lakpesdam NU Jombang atau perorangan pihak ketiga untuk melakukan pekerjaan proyek.

Hak dan Kewajiban

  1. Menunjuk tim pelaksana proyek.
  2. Meminta Laporan secara periodik mengenai pelaksanaan pekerjaan yang telah dilakukan oleh tim pelaksana proyek.
  3. Menyediakan fasilitas baik berupa sarana dan prasarana yang dibutuhkan oleh tim pelaksana proyek untuk kelancaran pekerjaan.
  4. Menyediakan sejumlah dana yang diperlukan untuk mengimplementasikan rancangan proyek sesuai dengan disain yang telah digariskan.
  5. Mengawasi jalannya pelaksanaan proyek yang direncanakan dengan jalan menempatkan atau menunjuk ketua PC Lakpesdam NU Jombang untuk bertindak sebagai penanggung jawab proyek.
  6. Mengesahkan perubahan dalam pekerjaan (bila terjadi).
  7. Menerima dan mengesahkan pekerjaan yang telah selesai dilaksanakan oleh tim pelaksana proyek jika telah sesuai dengan apa yang dikendaki.

Wewenang

  1. Dapat mengambil alih pekerjaan secara sepihak dengan cara memberitahu secara tertulis kepada tim pelaksana proyek jika terjadi halhal diluar kontrak yang ditetapkan.

 

2. PELAKSANA PROYEK

Pelaksana proyek adalah orang yang menerima tugas dan menyelenggarakan pelaksanaan pekerjaan proyek sesuai dengan biaya yang telah ditetapkan berdasarkan disain rencana, peraturan dan syarat-syarat yang telah ditetapkan.

Hak dan Kewajiban

  1. Menerima dana penyelenggaraan proyek dan pembayaran sesuai dengan kontraktual.
  2. Melaksanakan pekerjaan sesuai dengan gambar rencana proyek yang telah ditetapkan.
  3. Membuat gambar pelaksanaan penerapan proyek.
  4. Membuat laporan hasil pekerjaan berupa laporan harian, mingguan, bulanan.
  5. Menyerahkan seluruh (atau sebagian) pekerjaan yang telah diselesaikan sesuai dengan ketetapan yang berlaku.
  6. Melakukan penguatan nilai NU sebagai bagian dari mandat pokok PC Lakpesdam NU Jombang.

Wewenang

  1. Mengusulkan kebutuhan dengan cara memberitahu secara tertulis kepada pemegang proyek melalui penanggung jawab proyek jika terjadi halhal diluar kontrak yang ditetapkan.

 

3. ORGANISASI PELAKSANA PROYEK

Organisasi pelaksana proyek adalah sebuah tim independen yang dibentuk oleh pemegang proyek untuk menyelenggarakan pelaksanaan pekerjaan proyek dimana secara mandiri dapat melakukan kegiatan administrasi, teknis, pelaporan kemajuan atau kegagalan secara periodik sehingga semua anggota tim yang terlibat bertanggung jawab langsung kepada manajer proyek.

Penanggung Jawab

  1. Bertanggung jawab atas pelaksanaan proyek.
  2. Melakukan pengawasan, monitoring, evaluasi pelaksanaan dan keuangan proyek.

Manajer Proyek

  1. Membuat gambar pelaksanaan penerapan proyek.
  2. Membuat perangkat perencanaan, evaluasi, monitoring, untuk mengetahui capaian kinerja proyek.
  3. Membuat laporan kemajuan atau kegagalan proyek sesuai siklus pelaporan yang telah ditentukan donor kepada pemilik proyek melalui ketua lembaga untuk kemudian dikirimkan kepada donor setelah mendapatkan persetujuan penanggung jawab proyek.
  4. Memimpin dan mengkoordinasikan semua anggota tim pelaksana.
  5. Mensosialisasikan arah dan tujuan proyek pada tim dan pihak terkait.
  6. Mengambil sumber daya lain (jika diperlukan) setelah mendapatkan persetujuan dari pemegang proyek.
  7. Memiliki kewenangan dalam persetujuan, kerjasama, mediasi, implementasi proyek.

Manajer Keuangan

  1. Menerima dan mengelola dana untuk pelaksanaan proyek.
  2. Membuat perencanaan pembiayaan proyek.
  3. Melaporkan kepada manajer proyek, penanggung jawab dan pemegang proyek untuk persetujuan audit internal oleh bendahara lembaga untuk kemudian secara berkala dikirimkan kepada auditor eksternal dan hasil akhir audit eksternal merupakan laporan keuangan kepada pihak donor.
  4. Mengkoordinasikan kebutuhan pembiayaan proyek kepada anggota tim pelaksana.
  5. Memiliki kewenangan dalam persetujuan, kerjasama, mediasi, keuangan proyek.
  6. Tidak memiliki kewenangan untuk melakukan transaksi keuangan dalam bentuk apa pun kecuali mendapat persetujuan dari penanggung jawab dan manajer proyek.

Pencatat Keuangan

  1. Membuat laporan keuangan secara periodik yang dilaporkan kepada manajer keuangan.
  2. Mengkoordinasikan kebutuhan pembiayaan proyek kepada anggota tim pelaksana.
  3. Tidak memiliki kewenangan untuk melakukan transaksi keuangan dalam bentuk apa pun.

Kasir

  1. Menerima dan mendistribusikan dana kas kecil (petty cash) harian proyek yang telah dialokasikan oleh manajer keuangan.
  2. Mencatat transaksi harian, mengumpulkan, menyusun, semua bukti transaksi dan lembar dokumen pendukung lainnya sesuai dengan penggunaannya.
  3. Menangani dan melaporkan semua transaksi keuangan dan lembar dokumen pendukung lainnya yang ditugaskan terkait kegiatan proyek dibawah koordinasi pencatat keuangan dan manajer keuangan.
  4. Tidak memiliki kewenangan untuk melakukan transaksi keuangan dalam bentuk apa pun.

Administrasi

  1. Membuat rancangan kebutuhan alat dan ATK proyek.
  2. Mencatat dan mengarsipkan berkas berupa perangkat lunak dan atau perangkat keras kegiatan proyek.
  3. Mengoleksi data pendukung proyek.
  4. Menjalankan administrasi umum: surat menyurat, pengiriman, penggandaan, pemesanan, pembelanjaan kebutuhan alat dan ATK proyek.
  5. Menangani sistem pergudangan: dokumen, alat kerja, peralatan yang terkait dengan proyek.

Teknologi Informasi – Teknisi

  1. Membuat rancangan kebutuhan sistem informasi proyek.
  2. Menyiapkan kebutuhan alat pendukung informasi proyek.
  3. Merekam, mengolah, dan mendokumentasikan data digital maupun fisik proyek.
  4. Mempublikasikan perkembangan proyek melalui media yang dimiliki dan atau yang dikembangkan oleh proyek maupun lembaga.
  5. Memelihara peralatan yang digunakan terkait kegiatan proyek.
  6. Berkoordinasi dengan bagian administrasi.

Koordinator Lapangan

  1. Membuat perencanaan strategis kegiatan
  2. Melakukan kunjungan lapangan pada semua area proyek berdasarkan rencana manajer
  3. Melakukan asistensi pada setiap CO terkait kegiatan proyek (motivasi, pelatihan, solusi), interaksi sosial dengan para multi stake holder
  4. Membuat pelaporan atas implementasi kegiatan
  5. Melakukan koordinasi dengan bagian terkait lainnya (keuangan, administrasi,IT)
  6. Mengkoordinir CO untuk mengetahui sejauh mana target yang sudah dicapai

Pendamping

    1. Melakukan perecanaan; pendampingan, kunjungan yang berisi dokumentasi informasi dan narasi
    2. Melakukan pendampingan pada basis komunitas mitra dampingan atau pangkuan wilayah
    3. Melakukan kunjungan ke anggota kelompok mitra (mengali data)
    4. Mendapatkan data dari anggota mitra yang bisa diamati
    5. Melaporkan hasil kegiatan; pendampingan, kunjungan yang berisi dokumentasi informasi dan narasi sesuai standart yang disepakati
    6. Bertanggung jawab di wilayah masing–masing
    7. Melakukan sinergi antar CO tentang perkembangan terkini (sharing pengalaman)

STRUKTUR ORGANISASI PROYEK

STAF DALAM PERTUGASAN

  1. Akhmad Roni